Tutorial

Szybka konfiguracja

Numer telefonu

 

Wybierz z pośród dostępnych Polskich numerów stacjonarnych. Bot odbierze za każdym razem gdy Twój klient zadzwoni.

Możesz wykupić dodatkowe numery telefonów w Menu Ustawienia/Numery telefonów. Jeżeli potrzebujesz zagranicznych numerów - prosimy o kontakt sales@callto.net.

Możemy zaproponować numery z ponad 60 różnych krajów!

Wybierz rodzaj kalendarza

Kalendarz "Otwarty"
Wszytskie terminy w kalendarzu są uznawane jako dostępne do rezerwacji. Gdy klient dokona rezerwacji przez system (telefon lub chat) zostanie dodany nowy termin. Rezerwacje można również dodawać  manualnie.

Kalendarz "Zamknięty"

Wszystkie terminy w kalendarzu traktowane są jako zajęte. Aby dodać wolny termin, po prostu zaznacz go w kalendarzu. Ten typ kalendarza przydaje się dla firm, które używają innego systemu rezerwacyjnego, bądź mają mało wolnych terminów.

W każdej chwili możesz zmienić typ kalendarza i zobaczyć, które bardziej do Ciebie pasuje.

01.png

Menu powitalne (wyłącznie w rezerwacjach telefoniczncych)


Pierwsza wiadomość jaką usłyszy klient. Następnie odgrywane są opcje menu.

02.png

Możesz zdecydować które opcję będą dostępne dla klienta. Wystarczy kliknąć i zaznaczyć opcje z rozwijanego menu.

Domyślnie są włączone:

  • Wybór terminów - przechodzi do procesu rezerwacji

  • Połącz z operatorem - łączy z  osobami wskazanymi w grupie ...

  • Zostaw wiadomość

03.png

Zauważ, że po wyłączeniu lub włączeniu dowolnej z opcji menu tekst poniżej się zmienia. Będzie odtwarzany rozmówcy.

04.png

Możesz dowolnie modyfikować tekst, tylko liczby wyboru menu muszą pozostać takie same, aby kierowały do kolejnego kroku. Zamiast wpisywać numer z klawiatury, użytkownik może po prostu wypowiedzieć numer lub odpowiednie słowo, takie np. „rezerwuj”, „rezerwacja”,  lub „sekretariat”, „operator” itp.
 

Pracownicy

Na tym etapie możesz dodać pracowników. Po prostu wpisz imię i nazwisko osoby oraz opcjonalnie numer telefonu i adres e-mail (po spacji) i naciśnij Enter. Pracowników można również dodawać w Menu -> Firma

05.png

Oferowane usługi

Wybierz TAK, jeśli oferujesz więcej niż jedną usługę.

Kliknij + i wprowadź nazwę usługi w polu etykiety oraz czas trwania - minimum 15 min. Możesz również dodać więcej słów kluczowych, które może wypowiedzieć klient aby wybrać usługę.

Jeśli chcesz dodać kolejną usługę, kliknij ponownie przycisk +

06.png

Możesz również zmodyfikować zapowiedź tekstową, którą usłyszą dzwoniący.

Aby dodać pauze między słowami wprowadź znak "~" wraz z czasem trwania pauzy w sekundach,

np.: ~2 (pauza 2 sekundy)

Zasoby kalendarza

W tym kroku wprowadź liczbę kalendarzy. Ta liczba  oznacza ilość rezerwacji, którą można zrealizować w tym samym czasie. Na przykład, jeśli masz 5 stanowisk w salonie fryzjerskim, wpisz 5. Jeśli oferujesz 4 zwykłe masaże i 2 dłuższe, wpisz 6. System utworzy podkalendarz dla każdego z zasobów. Podkalendarze będą niezależnie wypełnione nowymi rezerwacjami.

07.png

Po podaniu liczby kalendarzy, system utworzy zasoby z domyślnymi nazwami, jak niżej:

08.png

Jeśli chcesz zmienić nazwę, po prostu kliknij w zakładkę i wprowadź teskt w polu poniżej. Nazwy nie są widoczne dla klientów, są widoczne tylko w portalu w widoku kalendarza. Jeśli chcesz dodać więcej zasobów, kliknij przycisk +.

Usługi

Na tym etapie możesz przypisać zasoby do usług. Domyślnie wszystkie usługi powiązane są ze wszystkimi zasobami. Możesz zdefiniować, które usługi przepisać do danych zasobów.

Na przykład: Strzyżenie męskie i golenie brody mogą być wykonywane na tych samych stanowiskach. Jeżeli masz 2 stanowiska, mozeszwybrać oba dl każdej usługi. Jeśli z jakiegoś powobu strzyżenie męski, możesz wykonywać tylko na pierwszym fotelu o nazwie Res1, zaznacz tylko tę opcję z listy zasobów.

09.png

Pozwól klientom wybrać pracownika

Możesz pozwolić klientom wybrać osobę, która ma wykonać usługę. Aby było to możliwe, musisz przypisać pracowników do danej usługi.

10.png

W polu "Lista pracowników", zacznij wpisywać nazwisko pracownika. Jeżeli został dodany wcześniej, powinien pojawić się na liście.

Po przypisaniu osób do usługi możesz zmodyfikować zapowiedź głosową. Domyślnie podaje imiona pracowników. Możesz zmodyfikować teskt, pamiętaj tylko, że dzwoniący będzie musiał wypowiedzieć imię osoby - na przykład Krzysztof, aby bot rozpoznał wybór.

Godziny otwarcia

Ostatnim ważnym krokiem jest ustalenie godzin pracy. Bot nie przyjmie żadnych rezerwacji poza tymi godzinami. Kliknij dzień, a następnie ustaw godziny otwarcia i zamknięcia. Jeśli chcesz ustawić cały dzień wolny (na przykład niedzielę), kliknij Niedziela następnie przycisk Usuń (x).

11.png

Menu poza godzinami pracy

Możesz ustawić tekst, który będzie odtwarzany poza godzinami pracy. Domyślnie jest on powiązany z menu, które wcześniej było skonfigurowane

12.png

Powiadomienia kalendarza dla grup

13.png

W powyższym polu wpisz nazwy grup, które mają otrzymywać powiadomienia e-mail o wszystkich wydarzeniach związanych z rezerwacją (nowa rezerwacja, anulowana rezerwacja, potwierdzona rezerwacja). 

Zespoły można tworzyć w Menu -> Firma

Przypomnienie o rezerwacji

Zaznacz tę opcję, jeśli chcesz, aby bot dzwonił do klientów na jeden dzień przed zaplanowaną wizytą.

Klient zostanie poproszony o potwierdzenie lub anulowanie nadchodzącej rezerwacji.

14.png

Jeśli klient nie odbierze telefonu, system może wysłać SMS-a.

Możesz włączyć tę opcję oraz zmodyfikować tekst przypomnienia.

Wiadomości głosowe

Możesz modyfikować niektóre z nagranych wcześniej komunikatów głosowych. Podczas zmiany tekstu nie zmieniaj części w nawiasach kwadratowych, ponieważ są to zmienne, które zostaną zastąpione przez bota podczas połączenia.

15.png

Numery telefonu

W tym menu możesz zarządzać swoimi numerami telefonów. Domyślnie masz jeden numer objęty abonamentem. Jeśli potrzebujesz dodatkowych numerów, możesz je dokupić.

Wszystkie numery są przypisane do tego samego scenariusza bota.

16.png

Chat bot - konfiguracja

Chatbot używa tych samych ustawień kalendarza co bot w połączeniach głosowych. Jednak pewne elementy wymagają osobnej konfiguracji.  Aby skonfigurować chatbota, kliknij menu -> Chatbot, a następnie Ustawienia.

Dodawanie widżetu chatu do strony www

Aby dodać widżet bota, musisz dodać poniższy kod do swojej strony.
Przejdź do menu -> "Bot na stronę i bezpośredni link", a następnie przejdź do zakładki „Dodaj kod w swojej strony”. Skopiuj go i wklej na końcu sekcji body na każdej stronie, na której chcesz aby chat się pojawiał.

    <div id="live_chat" data-scenario="schedule"/>                                                               

      <script src="https://js.callto.net/dash/lc_main.js"></script>                                      

      <script src="https://js.callto.net/dash/static/js/one.chunk.js">                                 

      </script><script src="https://js.callto.net/dash/static/js/two.chunk.js"></script>

Koniecznie dodaj jeszcze adres URL swojej witryny do dozwolonych hostów (zakładka "Autoryzowane strony www").

Po odświeżeniu strony skrypt bota powinien zostać pobrany i uruchomiony.

Autoryzowane strony www

Aby przejść do ustawień, kliknij Menu -> "Bot na stronę i bezpośredni link". Gdy dodasz chat bota do swojej strony, system musi mieć możliwość uwierzytelniania zapytań z widżetu i powiązania ich z Twoim kontem.

17.png

Jeżeli dodałeś kod do swojej strony, odśwież przeglądarkę. Po chwili powinien pojawić się przycisk inicjujący rozmowę z chat botem.

18.png

Link do Bota i kod QR

W tej sekcji możesz utworzyć unikalny, bezpośredni link, który otworzy twojego Chat bota. Na urządzeniach mobilnych w wersji pełnoekranowej, natomiast w przeglądarce na komputerze wyśrodkowany na całej stronie.
 

Link można publikować poprzez  materiały reklamowe lub wysłać poprzez email do klientów.

Wpisz skróconą nazwę firmy lub inną nazwę, która będzie pierwszą częścią adresu URL. Nazwa nie może być krótsza niż 5 i dłuższa niż 30 znaków. Pełny adres URL zostanie wyświetlony poniżej pola tekstowego.

Adres URL jest tworzony w domenie eterminy.pl

19.png

Ponadto portal wygeneruje kod QR zawierający bezpośredni adres. Po zeskanowaniu kodu otworzy się adres URL.

Dodawanie rezerwacji do Google Maps i w wynikach wyszukiwania (Google Moja Firma)

Jeśli Twoja firma ma profil w Google Moja Firma, możesz włączyć link do rezerwacji online, który będzie wyświetlany  zarówno w wynikach wyszukiwania, jak i w miejscach na mapie Google.

066.jpg

Aby dodać link, przejdź do konta Google Moja Firma i znajdź sekcję Aktualizuj dostępność usługi.

077.jpg
ss.jpg

Umieść tam swój link do Chat bota. Możesz je szybko utworzyć w menu ->  Bot na stronę i bezpośredni link

Zatwierdzenie zmian w Twojej wizytówce może zająć Google do 3 dni.. W niektórych przypadkach zmiana może pojawić się natychmiast po aktualizacji.

Konfiguracja Bota

Poniższe ustawienia dotyczą wyłącznie czatu i nie mają wpływu na rezerwacje telefoniczne:

  • Powitanie

Pierwsza wiadomość którą zobaczy klient. Zwykle jest to tekst wyjaśniający, że klient może dokonać rezerwacji, poprosić o telefon itp.

  • Pierwsze zapytanie

W jaki sposób bot ma rozpocząć proces rezerwacji. Możesz wybrać z pośród dwóch opcji:

  • Wyślij zapytanie do bota

  • Wyślij czat do klienta

20.png

Gdy wyberzesz Wyślij zapytanie do bota, są dostępne opcje:

  • jak najszybciej,

  • w tym tygodniu,

  • w przyszłym tygodniu.
     

If you choose for example “soonest” the customer will see the bot’s response as if the customer himself asked for the soonest slots.

The same for this or next week, the bot will receive the selected query as if it was coming from the customer and will respond with available dates. 

 

If you choose the “Text shown to a visitor” option the reservation process starts with a message that contains the header text and the suggestions menu (quick replies). In our example above the suggestions are “this week”, “next week”. Below is what it looks like in the chat widget. 

jgh.jpg
  • Visitor details

This property determines what details we want to receive from the customer. This is only for new customers as the bot can recognize the returning ones.

The bot asks for this information at the end of the reservation process, after selecting a slot.

Pozostałe ustawienia widżetu

21.png
  • Speech

You can enable/disable the chat client speech capabilities. By default both the speech to text and text to speech are enabled. 

When enabled a customer will see the audio buttons in the message box. They are off by default. A customer can turn on the speaker to make the chat client play the incoming messages as speech. 

If the mic option is on the customer can talk and the widget will convert the speech to text and send it as a message to the reservation bot.

22.jpg
  • When to open the chat window

By default the chat widget on your website starts in its minimized version i.e. as a button or a button with message. Here you can change this behaviour. When the Show on start option is selected the chat widget will open its conversation window immediately when the page loads. You can also set some delay and open the chat window after several seconds.

Or you can leave as it is by default and show only the button and the chat window only when the customer clicks the button.

22.png
  • Service details

The offered services are created in the main Settings menu where you specify their names, durations and other calendar related parameters. In the Chat bot/Services menu you can add more details on each service which will be shown during a chat session only, they are not presented during a phone conversation. 

The details include:

  • picture illustrating the service,

  • description,

  • price or price range

23.png

All of the details are optional. 

Below  is how the service choice looks in the chat widget.

24.png
  • Zdjęcia pracowników w chacie

If you have the person choice enabled for a service the chat bot will show the persons names with their avatars if available. To add an avatar to a person go to the Company menu (in the portal’s left panel) and there click a user in the Users table. In the Edit user panel expand the Details and there you can upload the picture.

dddf.jpg

The chat widget view below.

aasas.jpg

Connect to operator (chat)

At the moment the chat widget does not support voice calls, instead it uses a callback request when a user wants to talk to an operator.

qwq.jpg

The bot will ask for a phone number and when to call back (it is optional). The callback request is sent via email to all the users that belong to the Call answering group. How to add a user to this group is explained in the previous section.

To configure the Connect to operator in chat  go to the Chat bot menu, then Settings and then expand the Bot properties section and click Connect to operator.

You can change the texts and set whether a customer should be asked for a time to call or not. You can also set the time range in which a customer can request the call back.

lkl.jpg

Chat client look customization

Almost all of the elements of the chat widget can be modified by the use of css styling. To start, go to the Chat bot menu and then the Look tab.

Load design from template

The default chat look is based on the Blue template. If you do changes and want to come back to the initial look you can always click load from the template button. In near future we are going to add some more templates with different looks.

Mobile and Desktop view

The chat client is displayed differently on  mobile screens than on desktop. On mobile screens it takes the whole screen whereas on desktop it is displayed in the center. Therefore there are some differences when it comes to sizes of some of the elements, border and the header look.

At any moment you can switch between the mobile and desktop look by clicking the Switch to… button.

Initial view

The first tab is for the Initial View. It is the minimized form how the chat client starts. 

The position on page property allows you to set where, in which corner, the button will be shown.

gfg.jpg

Main view

trt.jpg

In this section you can change the look of the main chat components. If you want only to change some of the colors probably it will suffice to use the Colors section.

ffg.jpg

If you need the access to more advanced styling options click the Show CSS editor button.

You will see the list of all styled elements. When you click an element from the list it should highlight a corresponding element in the chat window on the right. If you do not see it you may need to scroll the chat list. Also when you click on an element in the chat window it should  highlight the corresponding entry in the css editor. Again, if you do not see it try to scroll as the selected element may be beyond the visible area. 

When you expand an item in the editor you will see the styling attributes. You can modify them, remove or add new ones.

CSS Editor

dds.jpg
 
 

Connect to operator (phone)

During a phone call a customer can request a connection with a person by saying one of the words triggering this action which are “operator”, “receptionist”. The bot will start calling the users from the group Call answering. It will call their phone numbers simultaneously.

The Call answering group is created by default and contains the admin user. You can add or remove users to this group from the Company menu - Users section.

Click a user and then in the Edit user panel expand the details.

nnb.jpg

Start typing the group name, in this case Call answering and then choose it from the drop down list and press enter.